Tiempo de conservación de las facturas
19 de noviembre de 2015
Por Daniel Pérez, de Activa Consultores (Gestoria en Sevilla)
@Dpm_Asesor
Como autónomo o empresario, una de las obligaciones más importantes que tenemos, además de llevar una contabilidad organizada y presentar las declaraciones de impuestos, es archivar todas las facturas y justificantes que generemos con nuestra actividad empresarial. Pero nos surgen dudas como ¿Cuándo puede exigirme la Agencia Tributaria las facturas y a partir de qué periodos?, es decir, ¿Cuánto tiempo marca la Ley que debemos guardar las facturas, libros y cualquier otro tipo de justificante?.
Según la normativa, el Código de Comercio establece, teniendo en cuenta el criterio mercantil, que “los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”. Esto es así, a pesar de que el plazo de prescripción a efectos tributarios es de cuatro años, a contar desde la fecha de presentación del impuesto. Como ejemplo podemos tomar la declaración de la Renta. En 2014 podrán revisar las declaraciones presentadas cuatro años para atrás; es decir, en 2010. Pero la Renta que se presentó en 2010 fue la correspondiente al ejercicio 2009, por lo tanto, tendremos que conservar la documentación relativa al impuesto, no de cuatro años, sino de cinco años hacia atrás. Todo esto a efectos fiscales, no mercantiles.
Es importante conservar todas las facturas que hayamos emitido a terceros, así como aquellas que hayamos recibido por haber realizado cualquier gasto, inversión o compra. Es preciso que se adapten a esta normativa tanto las compañías que continúan en funcionamiento como aquellas que hayan sido disueltas.
¿Existe algún elemento especial que nos obligue a conservar determinadas facturas durante un periodo superior? Las facturas de inmovilizado reciben un tratamiento diferente, deberemos conservar la factura de aquellos activos a los que estemos practicando amortizaciones, durante todo el periodo de amortización y una vez finalizado el mismo, iniciar el cómputo de los plazos explicados anteriormente. Otro elemento especial es en el Impuesto de Sociedades, cuando vayamos a compensar pérdidas de ejercicios anteriores en nuestras declaraciones, el periodo por el que deberemos archivar la documentación justificativa en el caso de una inspección, se incrementa notablemente. El plazo de compensación es de 18 años desde que se produce el resultado negativo.
Hoy en día, tendemos a conservar una gran parte de la documentación contable de forma electrónica, debido a que en algunos casos el volumen de la misma es considerable, lo que nos supone problemas de espacio.
¿Y qué pasa con los albaranes? Estos son un mero documento que deja constancia de la entrega de una mercancía, que posteriormente queda reflejada en una factura. Hay negocios en los cuales se suele agrupar un determinado número de albaranes, que luego recapitulan en una única factura con todas esas entregas. Por ello, podemos pensar que no tiene importancia conservarlos. Si se trata de una factura recapitulativa que refleja un resumen de la información que contienen una serie de albaranes, será necesario conservarlos de forma anexada a la misma. Sin embargo, si la propia factura recopila toda la información de las operaciones, es válido como justificante y se puede prescindir de los albaranes.
Hay que tener en cuenta que el albarán no es un documento válido a efectos fiscales, únicamente acompaña a la factura. Si recibimos un albarán, debemos asegurarnos de recibir posteriormente la factura.
Si necesitas ampliar tus conocimientos en esta materia, no dudes en ponerte en contacto con Activa Consultores, la más dinámica de las Gestorías en Sevilla, y estaremos encantados de ayudarte.